Performance Based Contracting – Innovatives Vertrags- und Geschäfts­modell für die Defence-Industrie

Von Dr. Mike Körner //

„Performance Based Contracting“ (PBC) spielt bei Beschaffungen der Bundeswehr in den Bereichen der Instandhaltung und Ersatzteilversorgung der Hauptwaffensysteme eine zunehmend wichtige Rolle. Bei den fliegenden Plattformen (Eurofighter, NH90) ist es das zentrale Instrument zur Steigerung der materiellen Einsatzbereitschaft.

In einem PBC-Vertrag verpflichtet sich die Industrie zur Erreichung von Leistungszielen bzw. Verfügbarkeiten, welche dann über Messgrößen nachgehalten werden.  Die Industrie übernimmt weitgehend in Eigenverantwortung beispielsweise die Versorgung mit Ersatzteilen, die Wartung oder Logistikdienstleistungen zur Sicherstellung der Verfügbarkeit. Je nach erreichter Verfügbarkeit bzw. Leistung steigt oder sinkt der Anreizmechanismus für die Industrie und damit die Profitabilität der Dienstleistung.

Länder wie die USA, UK oder Australien nutzen PBC-Verträge für die Versorgung der fliegenden Systeme mit Ersatzteilen und Verschleißteilen durch die Industrie bereits erfolgreich seit den 90er Jahren. Die positiven Erfahrungen in punkto Kosteneinsparung und Erhöhung der Einsatzbereitschaft wurden in den einzelnen Programmen jeweils untersucht und bestätigt. Im Durchschnitt ließen sich mit PBC Kosteneinsparungen von mehr als 20% sowie eine Erhöhung der Einsatzbereitschaft zwischen 20 und 40% erzielen (Quelle: BAAINBw L6.3. 2017).

Aber was ändert sich eigentlich genau bei der Umstellung vom traditionellen Servicegeschäft auf Performance Based Contracting?

Traditionelle Serviceverträge basieren auf den Input-Faktoren “Stunden und Material” mit exakt bis ins Detail vorgegebenen Rahmenbedingungen für die technische und prozessuale Durchführung.  Die alten Cost-Plus-Verträge liefern der Industrie einen Anreiz, durch mehr Stunden und Material die Profitabilität des Service zu erhöhen. Durch das ergebnisorientierte Anreizsystem des PBC wird diese Logik umgekehrt. Durch Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen d.h. weniger Stunden und weniger Material lässt sich die Profitabilität erhöhen. Um diese Effekte zu realisieren erhält die Industrie einen höheren Freiheitsgrad bei der Organisation und Durchführung der Dienstleistungen.

Der monetäre Anreizmechanismus dient als zentrales Instrument der Interessensangleichung zwischen Bw (Interesse an Verfügbarkeit der Systeme) und Industrie (gewinnorientierte Ziele). Er ist der eigentliche Kern des Performance Based Contracting.

Ein typisches Anreizmodell für einen Vertrag der Materialversorgung funktioniert in zwei Schritten: Im ersten Schritt entscheiden die Kosteneinsparungen gegenüber einem Zielpreis über die absolute Höhe des zu verteilenden Anreizbetrages. Im zweiten Schritt wird die relative Verteilung zwischen Industrie und Bw festgelegt; diese richtet sich nach der Erreichung der vertraglichen Messgrößen. Je höher die Zielerreichung der Messgröße (z.B. zeitliche Verfügbarkeit von Ersatzteilen), desto höher der Anteil der Industrie. Wichtig für ein PBC-Anreizmodell ist die kombinierte Betrachtung von sowohl „Einsparungen“ als auch „erreichter Leistung“: Hätte man bespielweise bei einem Vertrag zur Materialversorgung nur ein Einsparziel, würde die Industrie an der Beschaffung sparen und die Verfügbarkeit würde leiden. Würde man nur die Verfügbarkeit messen, hätte die Industrie ein Interesse sich möglichst viel Material auf Lager zu legen, um die Verfügbarkeit sicherzustellen. Nur die Kombination aus Einsparung und Verfügbarkeit erlaubt eine gute Interessensangleichung zwischen Bw und Industrie.

Aus unserer Erfahrung gibt es fünf typische Handlungsfelder, welche ein Unternehmen bei der Umstellung auf PBC angehen sollte.

(1) Verbesserung der Stammdaten-Qualität

Die vorhandene Datenbasis für die Materialbewirtschaftung ist meist in keinem guten Zustand. Ohne vernünftige Stammdaten lässt sich kein Bedarf ableiten oder das richtige Material bestellen. Dieser Punkt erscheint trivial, erfordert jedoch meist umfangreiche Vorarbeiten.

(2) Verfeinerung der Prognosemodelle

Der zweite Handlungsfeld befasst sich mit der Verbrauchsplanung von Materialien.  Die Prognose der Bedarfe leitet sich häufig nur aus vergangenheitsorientierten Daten ab. Die Bedarfsplanung kann durch Ansätze wie Predictive Maintenance oder Einsatz von „Big Data“ verbessert werden. Eine Automatisierung der Nachbeschaffung über moderne ERP-Systeme führt zu weiteren Effizienzsteigerungen.

(3) Einführung einer differenzierten Artikelbewirtschaftung

Die Beschaffungs- und Lagerhaltungsstrategie sollte sich sowohl an der Wertigkeit des Materials als auch an der Vorhersehbarkeit der Nachfrage orientieren. Eine ABC-/XYZ-Analyse ist hierbei hilfreich. So bietet sich bei wertigem Material mit hoher Vorhersagbarkeit eine Just-In-Time-Lieferung durch den Lieferanten an, während sich bei wertigem Material mit geringer Vorhersehbarkeit der Nachfrage eine Lieferantenreserve anbietet. Die große Zahl der C-Artikel (Kleinteile, Normteile, Verbrauchsmaterial, niedrigpreisiges Material etc.)  lässt sich häufig durch externe Dienstleister kostengünstiger bewirtschaften. Hier ist auf schlanke Bestell-, Lagerungs- und Buchungsprozesse zu achten, damit die Prozesskosten der Materialbewirtschaftung nicht den eigentlichen Artikelwert übersteigen.

(4) Management von Supply-Chain-Risiken

Bei den Bestellvorlaufzeiten und Einmalkosten gibt es immer wieder Überraschungen. Durch die Sparzwänge der Bw sind in der Vergangenheit häufig Ersatzteile nicht im ausreichenden Maße beschafft worden und das Thema Obsoleszenzmanagement wurde vernachlässigt. Häufig ist eine sukzessive Anpassung von Rahmenverträgen über die gesamte Zulieferkette zur Absicherung der geforderten Leistung notwendig.

(5) Messung und Verbesserung der Logistikprozesse

Um langfristige Kosteneinsparungen zu erzielen muss die Effizienz der Prozesse in den Bereichen Beschaffung, Lagerung und Logistik gemessen und kontinuierlich verbessert werden. Die neue Disziplin des Process Mining schafft hierbei volle Transparenz über die Prozess-Durchlaufzeiten und Prozess-Abweichungen und hilft, umfangreiche Ansatzpunkte zur Prozessoptimierung zu identifizieren.

Als Fazit lässt sich festhalten, dass PBC-Verträge eine Chance zum Ausbau des Dienstleistungsgeschäfts bieten. Für die Umsetzung der Einsparungen und Effizienzsteigerungen ist nach unserer Erfahrung neben den umfangreichen Anpassungen in der Organisation und den Prozessen auch ein Veränderungsmanagement zur Entwicklung einer Service- und Performance-Kultur erforderlich.

Projektkrisen und Krisenprojekte – Mechanismen und Lösungen

Von Dr.-Ing. Martin Kraus //

Trotz bester Voraussetzungen geraten Projekte und Programme in Schieflage. Anfangs noch verständliche und für Projekte durchaus typische Probleme werden zunächst gemeistert. Im weiteren Verlauf entwickeln sie sich zu Projektkrisen. Aus den Projektkrisen werden Krisenprojekte.

Eine Krise im Projekt entsteht, wenn entweder das „Was“ (z.B. Projektziel, erwartetes Produkt, angestrebte / zugesagte Eigenschaften) oder das „Wie“ (z.B. Methoden, Technologien, Ressourcen) nicht oder nicht mehr klar sind. Zusätzlich können Unklarheiten beim „Was“ erschwerend dazu führen, dass auch das „Wie“ in Frage gestellt werden muss.

Die Mechanismen, die dazu führen, dass eine beginnende Projektkrise nicht rechtzeitig erkannt wird, liegen in vielen Fällen in der fehlenden Umsetzung anerkannter Projektmanagement-Prinzipien. Sie können ihren Ursprung aber auch im Projektumfeld, z.B. der Firmenkultur, haben. Oder die Krise war schon vorprogrammiert, weil die Voraussetzungen bei der Projektfreigabe falsch beurteilt wurden.

Je weiter die Krise fortgeschritten ist, – im schlechtesten Fall befindet sich das Projekt schon im Chaos -, umso härter sind die erforderlichen Maßnahmen für einen Turnaround. Sind Wirtschaftlichkeit oder das Kundenvertrauen nicht mehr gegeben, muss auch ein Projektabbruch erwogen werden. Aber selbst dieser sollte mit einer strukturierten Vorgehensweise erfolgen.

Vertiefte Projektreviews, ein Projektaudit oder eine Projekt-Supervision können dazu beitragen, möglichst frühzeitig die tatsächliche Lage zu erkennen und eine Krise aufzuzeigen. Das Hinzuziehen externer Experten mit Erfahrung im Projektmanagement und in komplexen Programmen kann das wirksam unterstützen. Je weiter eine Krise bereits fortgeschritten ist, umso dringender ist eine Unterstützung des Projektleiters und des -teams von außen.

Der “Project Status Indicator Check“ (ProSIC) ermöglicht es, sich ohne externe Hilfe und ohne ein Detailwissen zum Projekt oder Produkt einen Eindruck über die Lage zu verschaffen.

In seinem Artikel beleuchtet ACTRANS-Partner Dr. Martin Kraus eine Vielzahl von Aspekten zur Entstehung und zur Lösung von Problemen in komplexen Projekten und Produktentwicklungen. Dabei greift er auf fast drei Jahrzehnte Industrieerfahrung in der Welt von Aerospace & Defence und die erfolgreiche Bewältigung mehrerer Krisenprojekte zurück.

Wir von ACTRANS bieten unseren Kunden die Unterstützung für Projektreviews und -audits, für Projektsupervisionen und in einer Turnaround-Phase die operative Begleitung des Projekts bis hin zur zeitweisen Übernahme des Projektmanagements an.

Erfahren Sie hier mehr (Link zum Artikel als PDF):

Projektkrisen_Krisenprojekte_Mechanismen_und_Lösungen_ACTRANS

Mit Process Mining neue Effizienzen in den Prozessen heben

Von Susanne Steinbicker und Dr. Mike Körner //

Process Mining – Was ist neu?

Process Mining ist eine innovative Methode zur Prozessoptimierung. Hierbei werden die digitalen Spuren (z.B. Event Logs), welche moderne IT-Systeme bei der Abwicklung von Prozessen hinterlassen, genutzt, um komplexe Prozesse zu rekonstruieren und zu analysieren. Das Process Mining macht somit ungenutzte, verborgene Ist-Daten in den IT-Systemen nutzbar und fügt diese zu einem transparenten Prozess zusammen, welcher in seiner Gesamtheit und seinen Varianten visualisiert und insbesondere quantifiziert (z.B. Häufigkeit oder Durchlaufzeit) werden kann.

Abbildung: Vergleich Process Mining mit traditionellen Methoden

Quelle: ACTRANS

Welche Trends und Erfahrungen gibt es?

Die sehr positiven Praxiserfahrungen mit Process Mining haben in den letzten Jahren zu einer sehr dynamischen Entwicklung sowohl bei den Tools, Use Cases als auch bei den Endnutzern geführt. Selbst bei erfahrenen Process Ownern stellen wir immer wieder ein „Aha“-Erlebnis fest, sobald Ihr Prozess auf Basis der Ist-Daten mit Process Mining visualisiert ist.

Insbesondere die Qualität der Diskussion über einen Prozess und die Schnittstellen zwischen Fachabteilungen ist plötzlich eine andere: Es geht nicht mehr um Prozess-Hypothesen, subjektive Einschätzungen über den Prozess oder Schuldzuweisungen, sondern die objektive Abbildung von Durchlaufzeiten, Prozessvarianten und deren Optimierung.

Zudem beobachten wir folgende Entwicklungen:

Vom simplen Unterstützungsprozessen hin zur komplexen Kernprozessen

Die meisten Unternehmen beginnen Process Mining mit relativ einfachen Standardprozessen wie Accounting-Prozessen oder Purchase-to-Pay. Nach diesen positiven Erfahrungen erfolgt ein Roll-Out in komplexeren Prozessen, wie beispielsweise in der Fertigung.

Von der einmaligen Prozessoptimierung zum Process Monitoring

Zu beobachten ist, dass erfahrene Process Mining-Klienten neue Beratungsleistungen nutzen. Hierbei geht es nicht um ein kurzes Optimierungsprojekt, sondern um das kontinuierliche Monitoring und die ständige Optimierung von komplexen Prozessen.

Von der Prozessdokumentation zur Implementierung

Glaubt man den Werbeaussagen einiger Process Mining Tool-Hersteller, dann wird die externe Unternehmensberatung bei der Prozessoptimierung überflüssig. Dem ist nicht so. Die Prozessaufnahme gelingt sicherlich mit weniger Aufwand, jedoch ist die Einbindung von erfahrenen Process Mining-Experten und Data Scientists für die Analyse und Orchestrierung der Maßnahmen sowie Implementierung von Optimierungen nach wie vor sinnvoll und gefragt. Insgesamt verschiebt sich der Beratungsfokus von der Prozessaufnahme und -dokumentation in Richtung Optimierung und Implementierung.

Fazit:

Das datenbasierte Process Mining ist mehr als ein Hype, sondern wird sowohl die Optimierung von Unternehmensprozessen als auch die Einbindung von Unternehmensberatungen in die Prozessoptimierung nachhaltig verändern.  Der Aufwand bei der Prozessaufnahme lässt sich insgesamt reduzieren und die Qualität der Analyse erhöhen. Als ACTRANS helfen wir unseren Klienten, die neuen Möglichkeiten und Potenziale von Process Mining nutzbar zu machen.