Mit Process Mining neue Effizienzen in den Prozessen heben

Von Susanne Steinbicker und Dr. Mike Körner

 

Process Mining – Was ist neu?

Process Mining ist eine innovative Methode zur Prozessoptimierung. Hierbei werden die digitalen Spuren (z.B. Event Logs), welche moderne IT-Systeme bei der Abwicklung von Prozessen hinterlassen, genutzt, um komplexe Prozesse zu rekonstruieren und zu analysieren. Das Process Mining macht somit ungenutzte, verborgene Ist-Daten in den IT-Systemen nutzbar und fügt diese zu einem transparenten Prozess zusammen, welcher in seiner Gesamtheit und seinen Varianten visualisiert und insbesondere quantifiziert (z.B. Häufigkeit oder Durchlaufzeit) werden kann.

Abbildung: Vergleich Process Mining mit traditionellen Methoden

Quelle: ACTRANS

 

Welche Trends und Erfahrungen gibt es?

Die sehr positiven Praxiserfahrungen mit Process Mining haben in den letzten Jahren zu einer sehr dynamischen Entwicklung sowohl bei den Tools, Use Cases als auch bei den Endnutzern geführt. Selbst bei erfahrenen Process Ownern stellen wir immer wieder ein „Aha“-Erlebnis fest, sobald Ihr Prozess auf Basis der Ist-Daten mit Process Mining visualisiert ist.

Insbesondere die Qualität der Diskussion über einen Prozess und die Schnittstellen zwischen Fachabteilungen ist plötzlich eine andere: Es geht nicht mehr um Prozess-Hypothesen, subjektive Einschätzungen über den Prozess oder Schuldzuweisungen, sondern die objektive Abbildung von Durchlaufzeiten, Prozessvarianten und deren Optimierung.

Zudem beobachten wir folgende Entwicklungen:

Vom simplen Unterstützungsprozessen hin zur komplexen Kernprozessen

Die meisten Unternehmen beginnen Process Mining mit relativ einfachen Standardprozessen wie Accounting-Prozessen oder Purchase-to-Pay. Nach diesen positiven Erfahrungen erfolgt ein Roll-Out in komplexeren Prozessen, wie beispielsweise in der Fertigung.

 

Von der einmaligen Prozessoptimierung zum Process Monitoring

Zu beobachten ist, dass erfahrene Process Mining-Klienten neue Beratungsleistungen nutzen. Hierbei geht es nicht um ein kurzes Optimierungsprojekt, sondern um das kontinuierliche Monitoring und die ständige Optimierung von komplexen Prozessen.

 

Von der Prozessdokumentation zur Implementierung

Glaubt man den Werbeaussagen einiger Process Mining Tool-Hersteller, dann wird die externe Unternehmensberatung bei der Prozessoptimierung überflüssig. Dem ist nicht so. Die Prozessaufnahme gelingt sicherlich mit weniger Aufwand, jedoch ist die Einbindung von erfahrenen Process Mining-Experten und Data Scientists für die Analyse und Orchestrierung der Maßnahmen sowie Implementierung von Optimierungen nach wie vor sinnvoll und gefragt. Insgesamt verschiebt sich der Beratungsfokus von der Prozessaufnahme und -dokumentation in Richtung Optimierung und Implementierung.

 

Fazit:

Das datenbasierte Process Mining ist mehr als ein Hype, sondern wird sowohl die Optimierung von Unternehmensprozessen als auch die Einbindung von Unternehmensberatungen in die Prozessoptimierung nachhaltig verändern.  Der Aufwand bei der Prozessaufnahme lässt sich insgesamt reduzieren und die Qualität der Analyse erhöhen. Als ACTRANS helfen wir unseren Klienten, die neuen Möglichkeiten und Potenziale von Process Mining nutzbar zu machen.